Od 15 marca 2018 r. sprawozdanie finansowe spółki składa się wyłącznie w formie elektronicznej. Nowy obowiązek spowodował wiele problemów natury technicznej, które do dzisiejszego dnia nie zostały skutecznie rozwiązane. Dlaczego przedsiębiorcy nie mogą skutecznie złożyć sprawozdania?

Kto podpisuje sprawozdanie finansowe?

Trudności, związane ze składaniem rocznego sprawozdania finansowego opierają się w szczególności na kwestii podpisu. Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości takie sprawozdanie musi bowiem podpisać osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownik jednostki, a w przypadku gdy jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu. W praktyce obowiązek dotyczy wszystkich członków zarządu, nawet jeżeli są oni obywatelami innych krajów. Podpisanie sprawozdania wymaga natomiast posiadania podpisu zaufanego (ePUAP) lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Czym jest podpis elektroniczny?

Podpis elektroniczny to po prostu dane w postaci elektronicznej, dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi, mającymi postać elektroniczną, których używamy jako podpis, a zatem które mogą potwierdzić naszą tożsamość w sieci. Bezpieczny podpis elektroniczny jest przypisany tylko jednej osobie. Do użycia profilu ePUAP potrzebny jest nam telefon, z kolei potwierdzenia użycia podpisu kwalifikowanego dokonamy przy pomocy specjalnego tokena.

Co z cudzoziemcami?

Najwięcej trudności z podpisywaniem sprawozdań mają obcokrajowcy. Co do zasady polskie prawo pozwala im na bezpłatne założenie profilu zaufanego ePUAP lub wykupienie kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Szkopuł tkwi jednak w tym, że warunkiem koniecznym do złożenia wniosku o profil zaufany jest posiadanie numeru PESEL, którego obcokrajowcy nie mają. Oczywiście numer PESEL można uzyskać, ale należy przejść przez szereg różnych formalności – udać się do urzędu gminy właściwego dla miejsca ich zameldowania w Polsce, do urzędu gminy, na terenie której znajduje się siedziba ich pracodawcy albo do Urzędu Dzielnicy Śródmieście miasta stołecznego Warszawy, jeśli nie pracują i nie są zameldowani w Polsce. Z kolei podpis kwalifikowany należy kupić u jednego z dostawców (w Polsce jest obecnie tylko pięć takich firm), co nie dość, że kosztuje, to jeszcze wymaga nieco czasu.