Sprawozdania finansowe

1 października wszedł w życie kolejny etap zmian, spowodowanych ustawą z 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw. Tym razem, do obowiązku składania sprawozdania finansowego w formie elektronicznej, dochodzi konieczność sporządzania go w strukturze logicznej oraz w formacie, wskazanym przez właściwego ministra. Czy przedsiębiorcy poradzą sobie z nowościami?

Sprawozdanie finansowe „po nowemu”

Przypomnijmy, że 15 marca 2018 r. wszedł w życie obowiązek sporządzania sprawozdania finansowego w formie elektronicznej. W praktyce wygląda to tak, że podmioty przygotowują sprawozdania finansowe (jednostkowe i skonsolidowane) w formie papierowej (jak wcześniej), a następnie skanują je do odpowiedniego formatu i wysyłają do specjalnie utworzonego Repozytorium Dokumentów Finansowych. Mogłoby się wydawać, że cały zabieg nie jest skomplikowany. Pewne utrudnienia w tym zakresie spowodowała jednak konieczność posiadania właściwego kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego ePUAP, a także ograniczony katalog osób, które mogą dokonać zgłoszenia. Dla skutecznego zgłoszenia niezbędne jest: właściwe podpisanie tak sporządzonego sprawozdania finansowego, to znaczy podpisanie przez co najmniej jedną osobę, której numer PESEL ujawniony jest w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, uprawnioną do reprezentacji podmiotu, przy pomocy podpisu kwalifikowanego albo profilu zaufanego ePUAP.” W efekcie, ustawowi reprezentanci podmiotów zostali zmuszeni do wyrobienia sobie podpisów kwalifikowanych lub profili zaufanych ePUAP (stosunkowo łatwe), a cudzoziemcy (nieposiadający numeru PESEL), będący jedynymi reprezentantami podmiotów, musieli wcześniej podjąć dodatkowe kroki w celu otrzymania takich numerów i zgłoszenia tej zmiany do Krajowego Rejestru Sądowego (z pewnością bardziej czasochłonne).

Drugą nowością, która weszła w życie 1 października jest konieczność sporządzenia sprawozdania finansowego  i skonsolidowanego sprawozdania finansowego w strukturze logicznej i w formacie udostępnianym w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) Ministerstwa Finansów. Ten obowiązek dotyczy:

  • jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) ,
  • podatników podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzących księgi rachunkowe, obowiązanych do sporządzenia sprawozdania finansowego (czyli jednoosobowymi działalnościami gospodarczymi i wspólnikami spółek cywilnych).

Pewnym „ułatwieniem” dla przedsiębiorców ma być zwolnienie ich z obowiązku odrębnego składania sprawozdań finansowych do urzędu skarbowego. Zgodnie z wyjaśnieniem opublikowanym na stronach Ministerstwa Finansów: „Jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego nie mają obowiązku składania sprawozdań finansowych do urzędu skarbowego, w ich przypadku Krajowy Rejestr Sądowy przekaże złożone sprawozdanie do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych (w konsekwencji do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej).” A co z drugą grupą czyli podatnikami podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzących księgi rachunkowe i obowiązanych do sporządzenia sprawozdania finansowego? Można domniemywać, że procedura będzie podobna.

Wracając jednak do struktur logicznych… Na początku września resort finansów opublikował je na stronie internetowej ministerstwa. Czym właściwie są struktury logiczne? To swoista baza danych, podzielona na ściśle określone segmenty. Części te odpowiadają elementom, standardowo uwzględnianym w sprawozdaniach finansowych – nagłówek, wprowadzenie, bilans, rachunek zysków i strat, zestawienie zmian w kapitale własnym, rachunek przepływów pieniężnych. Aby prawidłowo ją uzupełnić, należy odwołać się nie tylko do wiedzy prawno-księgowej, ale również
z zakresu informatyki i programowania. Paradoksem jest to, że Ministerstwo Finansów zamieściło pliki w formacie XSD, ale brakuje narzędzia, które pozwoliłoby na zapisanie sprawozdania finansowego w formacie XML. Ministerstwo Finansów na swojej stronie lakoniczne wyjaśniło jedynie, że „do przeglądania lub edycji udostępnionych plików struktur logicznych sprawozdań finansowych należy użyć narzędzi umożliwiających przeglądanie lub edycję plików w formacie XSD (XML Schema Definition).”

Niestety, z uwagi na tak późny okres publikacji, producenci najpopularniejszych w Polsce programów finansowo-księgowych dopiero przygotowują zmiany umożliwiające generowanie
z ksiąg rachunkowych sprawozdań finansowych w formatach zgodnych ze strukturami logicznymi.  Najprawdopodobniej będą one dostępne nie wcześniej niż w styczniu 2019 r.

Zmiana ta wywołała wiele obaw i kontrowersji, zwłaszcza, że część podmiotów nie zdążyła zakończyć procesu tworzenia sprawozdań przed 30 września br. W celu rozwiązania ewentualnych wątpliwości, Ministerstwo Finansów zamieściło na swoich stronach następujące wyjaśnienie:

„Sporządzenie sprawozdania finansowego w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w BIP, niezależnie od terminu sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego, o którym mowa w treści przepisu art. 52 ust 1 ustawy o rachunkowości, dotyczy tylko tych jednostek, których dzień bilansowy przypada na terminy po dniu wejścia ustawy w życie, czyli od dnia 1 października 2018 r.”

Oznacza to, że sprawozdania finansowe za okresy zakończone przed 1 października 2018 r. mają być nadal wysyłane tak, jak po 15 marca.

Informatyzacja pełną parą

Modyfikacje zasad sporządzania i składania sprawozdań finansowych to tylko część zaplanowanej przez rząd rewolucji. W tym zakresie ma bowiem powstać spójny i jednolity system. Efekt ustawy w pełni zobaczymy dopiero za kilka lat, kiedy wszystkie wdrażane konstrukcje na dobre zagoszczą w polskim systemie prawnym. Sam proces wprowadzania nowości przewidziany jest natomiast na okres dwóch lat. Na razie wydaje się, że realizowane zmiany powodują więcej chaosu, niż uporządkowania. Rozwiązania informatyczne są dość skomplikowane i brakuje kompleksowych, rzetelnych instrukcji na ten temat. Zagubieni są nie tylko przedsiębiorcy, ale nawet obsługujący ich prawnicy i księgowi.

Sprawne wdrożenie z Kancelarią Magnet

Nasi specjaliści od wielu miesięcy pracują nad skutecznym wdrożeniem zmian. Przeanalizowaliśmy wprowadzane nowości zarówno pod kątem prawnym i księgowym. Wiemy w jaki sposób funkcjonują nowe systemy i co należy zrobić, aby nakładane na przedsiębiorców obowiązki były dla nich jak najmniej uciążliwe. Zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą.