Zbliża się termin zatwierdzania sprawozdań finansowych. Przedsiębiorcy w 2022 roku powinni zrealizować ten obowiązek do 30 września. W związku z tym przypominamy o trzech krytycznych obszarach w tym zakresie. Co stanowi największe wyzwanie dla księgowych? Na co powinno zwrócić szczególną uwagę każde biuro rachunkowe? Odpowiadamy.
Problemy ze sporządzeniem informacji dodatkowej
Przedsiębiorcy co do zasady powinni sporządzić obok sprawozdania finansowego również informację dodatkową. Co powinna zawierać taka prawidłowo sporządzona informacja dodatkowa? Wszystkie istotne dane i objaśnienia niezbędne do tego, aby sprawozdanie finansowe odpowiadało warunkom określonym w art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości, a zatem rzetelnie i jasno przedstawiało sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy danej jednostki.
Informacja dodatkowa ma dwa obligatoryjne elementy. Po pierwsze wprowadzenie do sprawozdania finansowego. Zawiera ono opis przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, w tym metod wyceny i sporządzenia sprawozdania finansowego w zakresie, w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru, oraz przedstawienie przyczyn i skutków ich ewentualnych zmian w stosunku do roku poprzedzającego. Drugim elementem są natomiast dodatkowe informacje i objaśnienia, w tym do pozycji bilansu, rachunku zysków i strat, zestawienia zmian w kapitale (funduszu) własnym oraz rachunku przepływów pieniężnych, proponowany podział zysku lub pokrycia strony, podstawowe informacje dotyczące pracowników i organów jednostki, a także inne istotne dane niejako uzupełniające sprawozdanie. To wszystko musi uwzględnić księgowość.
Jakie błędy popełniają księgowi przy sporządzaniu informacji dodatkowej? Przede wszystkim nie uwzględniają wszystkich istotnych informacji, czyli wymaganych przez przepisy ustawy o rachunkowości. Tymczasem należy stricte trzymać się zakresu informacji wskazanego w załączniku nr 1 do ustawy o rachunkowości. Przy czym należy uwzględnić to, że inny katalog informacji będzie wymagany w odniesieniu do takich podmiotów jak: banki (załącznik nr 2), zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji (załącznik nr 3), jednostki mikro (załącznik nr 4), jednostki małe korzystające z uproszczeń odnoszących się do sprawozdania finansowego (załącznik nr 5), a także jednostki, o których mowa w art. 3 ust. 2 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, z wyjątkiem spółek kapitałowych, oraz jednostki, o których mowa w art. 3 ust. 3 pkt 1 i 2 tej ustawy (załącznik nr 6).
Wątpliwości dotyczące zestawienia zmian w kapitale i rachunku przepływów pieniężnych
Drugim krytycznym obszarem dotyczącym sporządzania sprawozdań finansowych jest zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym i rachunek przepływów pieniężnych. Te elementy powinno zawierać sprawozdanie finansowe jednostek, o których mowa w art. 64 ust. 1 ustawy o rachunkowości, czyli zarazem podmiotów, których sprawozdania finansowe podlegają badaniu.
W czym tkwi najczęstszy problem? Przede wszystkim niejedno biuro rachunkowe zapomina o treści art. 48a ust. 2, 3 i 4 ustawy o rachunkowości. W przypadku sporządzania zestawienia zmian w kapitale (funduszu) własnym za inny okres sprawozdawczy niż wskazany w przepisach, w zestawieniu wskazuje się zmiany poszczególnych pozycji kapitału (funduszu) własnego za bieżący okres sprawozdawczy i poprzedni rok obrotowy. Ważne jest także to, że w zakresie obowiązku sporządzenia zestawienia zmian w kapitale (funduszu) własnym, istnieją ustawowe, podmiotowe wyłączenia. Dotyczą one jednostek mikro oraz jednostek małych.
Podobne reguły zostały wskazane w art. 48b ust. 2, 4 i 5 ustawy o rachunkowości w odniesieniu do rachunku przepływów pieniężnych. Tutaj również można sporządzić go za bieżący okres sprawozdawczy i analogiczny okres sprawozdawczy poprzedniego roku obrotowego. Jednostki mikro oraz jednostki małe nie muszą natomiast sporządzać rachunku przepływów pieniężnych. Dodatkowo wymaga wskazania, że w rachunku przepływów pieniężnych należy uwzględnić wszystkie wpływy i wydatki z działalności operacyjnej, inwestycyjnej i finansowej jednostki, z wyjątkiem wpływów i wydatków będących rezultatem zakupu lub sprzedaży środków pieniężnych.
Kłopoty z koordynacją podpisów elektronicznych
Wciąż nierozwiązane pozostają także problemy związane z podpisywaniem sprawozdań finansowych. Niestety kwestie techniczne także spędzają sen z powiek zarówno przedsiębiorcom, jak i księgowym. Jak prawidłowo podpisać sporządzone dokumenty i bezproblemowo je wysłać?
Kluczowa w tym zakresie jest prawidłowa koordynacja składania podpisów elektronicznych. Inaczej mówiąc, księgowi oraz zarząd powinni to zrobić w ściśle określonej kolejności. Najpierw swój podpis powinny złożyć osoby posługujące się profilem zaufanym e-puap, a dopiero następnie osoby korzystające z podpisu kwalifikowanego. W przeciwnym razie może dojść do sytuacji, w której system (https://ekrs.ms.gov.pl/) nie zweryfikuje prawidłowo tych podpisów. Tak się już zdarzało wielokrotnie i niestety ta funkcjonalność systemu nie została jeszcze naprawiona.
Kancelaria Magnet – zapytaj nas o sprawozdanie finansowe
Mamy świadomość, że szybkie tempo zmian w prawie oraz postępująca cyfryzacja powoduje, że biura rachunkowe mają coraz więcej pracy i coraz mniej czasu na zgłębianie trudniejszych problemów księgowych i sprawozdawczych. Właśnie dlatego oferujemy kompleksowe wsparcie dla biur rachunkowych. W szczególności proponujemy pomoc w przygotowaniu się do badań sprawozdań finansowych, badań planów przekształceń i due dilligence. Przeprowadzamy też audyt finansowy, z uwzględnieniem badania sprawozdań finansowych. Potrzebne Ci wsparcie biegłego rewidenta? Napisz do nas.