Ostatni dzień bilansowy to kluczowy moment dla końcoworocznych rozliczeń. Warto sporządzić checklistę i upewnić się, że wszystkie ważne czynności zostały na ten dzień dokonane. O czym warto pamiętać? Sprawdź poniżej.

Inwentaryzacja kasy

Zgodnie z obowiązującymi przepisami jednostki posiadające kasę są zobligowane przeprowadzić spis z natury znajdujących się w niej środków pieniężnych dokładnie na dzień bilansowy, czyli 31 grudnia danego roku. Ewentualnie możliwe jest dokonanie tego w pierwszym dniu pracy w nowym roku obrotowym. W praktyce inwentaryzację trzeba przeprowadzić 31 grudnia na koniec dnia po zamknięciu kasy albo w pierwszym dniu pracy w nowym roku obrotowym, jeszcze przed rozpoczęciem pracy kasy. Takie same zasady dotyczą przy tym spisu z natury gotówki w kasie złotówkowej oraz ewentualnej kasie walutowej. Spis gotówki polega przy tym na przeliczeniu posiadanych banknotów i monet. Trzeba też porównać stan rzeczywisty ustalony w trakcie spisu ze stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych. Inwentaryzację środków pieniężnych w kasie przeprowadza zespół spisowy w obecności kasjera. Oczywiście z tej czynności sporządza się stosowny protokół.

Wycena kont w walucie obcej

Przepisy stanowią także, że nierozliczone na dzień bilansowy rozrachunki z kontrahentami wyrażone w walucie obcej przelicza się na walutę polską, stosując obowiązujący na dzień bilansowy średni kurs ogłoszony dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski. Kwota wymagana do zapłaty to wartość należności ustalona na dzień jej rozliczenia lub na dzień bilansowy. Uwzględnia się przy tym wartość nominalną tej należności. Trzeba tylko odjąć ewentualne, otrzymane do dnia rozliczenia lub dnia bilansowego spłaty lub przyznane kontrahentom zmniejszenia ceny w postaci chociażby rabatów czy uznanych reklamacji. Konieczne może stać się także dodanie naliczonych na dzień rozliczenia lub dzień bilansowy odsetki, kary umowne i zasądzone koszty postępowania sądowego. Nie mają przy tym znaczenia ewentualne zaistniałe czynniki zewnętrzne, takie jak zmiana wartości pieniądza. Warto też podkreślić, że z reguły kurs waluty obcej stosowany do przeliczenia rozrachunków z klientami na moment ujęcia ich w księgach rachunkowych różni się od kursu waluty obcej stosowany do ich wyceny na dzień bilansowy. Określa się to zjawisko różnicami kursowymi dodatnimi lub ujemnymi.

Odpisy na należności wątpliwe

Poszczególne jednostki powinny także dokonać naliczenia i ujęcia w księgach rachunkowych odpisów aktualizujących należności. Odpis aktualizujący ustala się dla tak zwanych należności wątpliwych. Chodzi zatem w szczególności o należności, które nie są przedawnione, umorzone, nieściągalne, ale ich termin płatności już upłynął. W tym momencie są zatem wymagalne, ale jeszcze nie zostały uregulowane przez dłużników. Na podstawie zebranych informacji jednostka określa stopień prawdopodobieństwa spłaty należności i tworzy odpis aktualizacyjny. Co przy tym istotne odpis aktualizujący obejmuje kwotę należności wraz z podatkiem od towarów i usług, czyli wartość brutto należności.

Zawiązanie rezerw urlopowych i innych

W księgach rachunkowych należy ująć nie tylko aktualnie osiągane przychody oraz poniesione koszty. Dla rzetelnego przedstawienia sytuacji majątkowej jednostki konieczne jest także wskazanie przychodów i kosztów, dotyczących przyszłych okresów sprawozdawczych oraz tych, które teoretycznie przypadają na rozliczany okres, ale nie zostały jeszcze faktycznie poniesione. Przykładowo rezerwa na niewykorzystane urlopy określana jest jako rozliczenie międzyokresowe bierne. Dotyczą one bowiem podstawowej działalności operacyjnej jednostki i są tworzone w  związku z obowiązkiem wykonania w przyszłości świadczeń związanych z bieżącą działalnością na rzecz pracowników. Poza rezerwami na niewykorzystane urlopy należy w tej kategorii uwzględnić także rezerwy na odprawy emerytalne i rentowe, nagrody jubileuszowe, a nawet przyszłe zobowiązania wobec firmy audytorskiej.

O czym jeszcze warto pamiętać?

W kontekście ostatniego dnia bilansowego warto upewnić się także czy zaktualizowano podział części rozrachunkowych długoterminowych, czyli o terminie wymagalności powyżej roku, a także krótkoterminowych. Należy też sprawdzić czy koszty rozliczane miesięcznie przypadające na zamykany rok zostały w nim ujęte. Nadto istotne jest to, by rozrachunki kontrahentów wskazywały salda po jednej stronie. Należy dokonać zatem kompensat rozrachunków z kontrahentami oraz porównać dokonane przelewy bankowe z dokumentacją należności lub zobowiązań. Jeżeli natomiast dana jednostka posiada aktywa wyceniane w wartości godziwej, powinna zaktualizować ich wartość w ciągu roku.

Kancelaria Magnet – wspieramy rozwój przedsiębiorstw

Specjaliści Kancelarii Magnet na przełomie roku mają najczęściej pełne ręce roboty. Wykonywane wówczas przez nas obowiązki dotyczą przede wszystkim końcoworocznych rozliczeń oraz kwestii sprawozdawczych. Przeprowadzamy audyty oraz przeglądy finansowe. Badamy sprawozdania finansowe, uczestniczymy w inwentaryzacji. Przygotowujemy również plany przekształcenia oraz oferujemy kompleksowe doradztwo prawne. Potrzebujesz wsparcia biegłego rewidenta? Zapraszamy do skorzystania z naszych usług.