Inwentaryzacja zapasów – wszystko, co musisz o niej wiedzieć

Koniec roku obrotowego to jednocześnie dla wielu podmiotów czas wzmożonej pracy przy… inwentaryzacji. To z punktu widzenia przepisów ustawy o rachunkowości niezwykle istotne zadanie. Inwentaryzacji podlegają zarówno aktywa pieniężne, aktywa finansowe, jak i środki trwałe. W tym artykule chcielibyśmy jednak przedstawić prawdopodobnie najbardziej specyficzną i szczególną kategorię – inwentaryzację zapasów.

Kiedy należy przeprowadzić inwentaryzację zapasów?

Inwentaryzacja zapasów to kluczowy proces w ramach kontroli wewnętrznej każdej funkcjonującej jednostki. Przedsiębiorcy mają nie tylko prawo, ale i obowiązek dokonania tej czynności. Co do zasady inwentaryzacja powinna zostać dokonana na ostatni dzień roku obrotowego. Najczęściej inwentaryzację zapasów przeprowadza się raz w roku. Ma to znaczenie przede wszystkim w kontekście sporządzania sprawozdania finansowego. Badanie sprawozdania finansowego będzie skuteczniejsze, bo oparte na rzetelniejszych i aktualnych danych. Inwentaryzacja zapasów stanowi także doskonałą formę kontroli wewnętrznej i wprost wpływa na procesy gospodarowania majątkiem jednostki. Czasem zasadne jest nawet przeprowadzanie inwentaryzacji zapasów częściej niż raz w roku. Częstsze niż roczne terminy wynikają z reguły z sytuacji kryzysowych i losowych. Jeżeli na przykład doszłoby do pożaru magazynu, w którym przechowywane są zapasy, zasadna byłaby weryfikacja, jaki stan pozostał po tym zdarzeniu.

Jakie są rodzaje inwentaryzacji zapasów?

Istnieją różne typy inwentaryzacji albo w zasadzie tryby jej przeprowadzania. Inwentaryzacja może dzielić się na inwentaryzację pełną lub wyrywkową. Pełna obejmuje wszystkie składniki majątkowe. Wyrywkowa natomiast jak sama nazwa wskazuje – jedynie wybrane składniki majątkowe. Inwentaryzację można także prowadzić w sposób okresowy lub ciągły. Inwentaryzację okresową przeprowadza się w jednym, z góry określonym terminie. Inwentaryzacja ciągła wykonywana jest natomiast w stałym okresie, zgodnie z ustalonym harmonogramem. Ustawa o rachunkowości wskazuje, że w przypadku inwentaryzacji ciągłej konieczne jest objęcie nią wszystkich składników danego rodzaju, dla których będzie prowadzona ewidencja ilościowo-wartościowa, a także określony cykl spisu.

Wyróżniamy także dwie metody inwentaryzacji zapasów. Pierwsza z nich to spis z natury. Dedykowana jest zapasom materiałów, towarów, produktów gotowych oraz produkcji w toku. Druga z nich to weryfikacja poprzez porównanie ksiąg rachunkowych. Ta z kolei przeznaczona jest dla zapasów, których zinwentaryzowanie w drodze spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie jest możliwe. Chodzi zatem o inwentaryzację chociażby materiałów w drodze, gdzie poza porównaniem danych ksiąg z odpowiednimi dokumentami konieczna jest weryfikacja wartości tych składników.

Jak przygotować się do inwentaryzacji?

Najważniejszą osobą w procesie inwentaryzacji jest kierownik jednostki. To on właśnie odpowiada za jej prawidłowe przeprowadzenie. Przede wszystkim zarządza nią i wskazuje czas jej trwania, kierując się przy tym rzecz jasna wytycznymi wskazanymi w ustawie o rachunkowości. To on także inicjuje cały proces, wydając ze stosownym wyprzedzeniem zarządzenie o inwentaryzacji. Obok zarządzenia kluczowym dokumentem jest także instrukcja inwentaryzacyjna. Ten dokument powinien zawierać szereg elementów, w tym: organizację i przebieg inwentaryzacji, jej zasady, metody oraz sposoby rozliczania i wyceny wyników, wybór procedur liczenia i zapisywania poszczególnych rodzajów zapasów (liczenie, ważenie, obmiar, szacunek) oraz ustalony harmonogram, zasady powoływania członków komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych oraz ich kompetencje, informację o oddzielnym inwentaryzowaniu wszystkich aktywów, o sposobie kontroli formularzy inwentaryzacyjnych itd.

Jak zadbać o sprawne przeprowadzenie inwentaryzacji zapasów?

Inwentaryzacja zapasów jest o tyle specyficzna, że to w zasadzie działania na „żywym organizmie”. Właśnie dlatego dla jej prawidłowego i sprawnego przeprowadzenia wskazane jest wstrzymanie przyjęć i wydań, a w odniesieniu do jednostek produkcyjnych także czasowe wstrzymanie produkcji.

W kwestiach technicznych dotyczących przeprowadzania spisu z natury – to zadanie dla zespołów spisowych. Zespoły spisowe z kolei powinny być powoływane przez specjalną komisję inwentaryzacyjną, a także przy udziale kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych. Pewnie nie trzeba dodawać, że osoby przeprowadzające spis powinny nadto zostać odpowiednio przeszkolone.

Co również istotne, zapasy stanowiące własność jednostki, a zarazem znajdujące się poza jej terenem, inwentaryzuje się na podstawie przesłanych przez kontrahentów arkuszy ich spisu z natury lub potwierdzeń wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu ilościowego tych zapasów. Może pojawić się także problem zapasów będących w rzeczywistości własnością innych jednostek. One z kolei także podlegają inwentaryzacji – w drodze spisu natury i ustalenia ich stanu ilościowego. Przy czym wyniki spisu z natury zapasów obcych należy ująć odrębnie od wyników spisu z natury zapasów własnych, a następnie przekazać je właścicielowi.

Nadto w toku inwentaryzacji mogą pojawić się określone różnice inwentaryzacyjne. Oczywiście w tym zakresie należy przygotować propozycję rozliczenia różnic, której dokona komisja inwentaryzacyjna. Warto przy tym podkreślić, że ewentualne różnice rozlicza się w księgach tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

Kancelaria Magnet – wspieramy rozwój przedsiębiorstw

Przedstawiliśmy tylko najważniejsze informacje dotyczące inwentaryzacji zapasów. Chcesz wiedzieć więcej? Skontaktuj się z naszymi specjalistami. Realizujemy nie tylko usługi w dziedzinie szeroko rozumianego audytu: badań jednostkowych i skonsolidowanych sprawozdań finansowych, przeglądów rocznych i śródrocznych sprawozdań finansowych, a także due dilligence. Jednocześnie oferujemy pomoc w sprawnym przejściu przez proces inwentaryzacji. Zapraszamy do skorzystania z naszych usług.