Kiedy musisz pomyśleć o inwentaryzacji środków trwałych?

Grudzień to w wielu przedsiębiorstwach czas prac inwentaryzacyjnych. W naszym ostatnim artykule przybliżyliśmy zagadnienie inwentaryzacji zapasów. W tym tygodniu chcielibyśmy natomiast napisać co nieco o inwentaryzacji środków trwałych. Kto powinien jej dokonać? W jakim terminie? Jakie są metody inwentaryzacji środków trwałych? Odpowiedzi na wszystkie te pytania znajdziesz poniżej.

Kto i kiedy powinien pomyśleć o inwentaryzacji?

Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości wszystkie podmioty prowadzące pełne księgi rachunkowe powinny dokonywać regularnej inwentaryzacji. Zazwyczaj przeprowadzana jest ona ostatniego dnia roku obrotowego. Termin ten przepisy określają jednak nieco bardziej elastycznie. Jej początek musi bowiem nastąpić nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończenie do 15 dnia następnego roku. Dla podmiotów, dla których rok obrotowy jest tożsamy z rokiem kalendarzowym możliwy czas inwentaryzacji środków trwałych przypada zatem w terminie od 1 października do 15 stycznia. Oczywiście nie wszystkie składniki majątku przedsiębiorstwa będą podlegały corocznej inwentaryzacji. W tym zakresie ustawa przewiduje pewne wyłączenia. Na przykład w odniesieniu do nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, a także znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie inwentaryzacji można dokonywać raz na cztery lata.

Jakie są metody inwentaryzacji środków trwałych?

Obowiązek inwentaryzacji środków trwałych można przeprowadzać na trzy różne sposoby, a właściwie przy użyciu trzech możliwych metod. Pierwszą z nich jest spis z natury. To najczęściej stosowane rozwiązanie, a zarazem prawdopodobnie najprostsze. W ten sposób badania się składniki mierzalne i policzalne. Metoda zasadza się po prostu na ich precyzyjnym przeliczeniu. Drugą metodą jest potwierdzenie sald. W tym zakresie dokonuje się dwustronnego potwierdzenia stanów księgowych pasywów i aktywów między kontrahentami, wierzycielami i dłużnikami. Ten sposób stosowany jest wtedy, gdy określone środki trwałe przedsiębiorstwa znajdują się u innych osób, przedsiębiorstw, a zarazem pewne obce środki trwałe znajdują się w posiadaniu podmiotu dokonującego inwentaryzacji. Trzecią metodą jest weryfikacja stanu ewidencyjnego. W ten sposób określa się stan środków trwałych, do których dostęp jest z różnych powodów utrudniony. Mogą to być chociażby prawa do nieruchomości. Żeby poprawnie dokonać inwentaryzacji z użyciem tej metody należy porównać księgi rachunkowe lub inwentarzowe z danymi w dokumentach źródłowych.

Inwentaryzacja środków trwałych – jak zrobić to poprawnie?

Oczywiście wybór metody inwentaryzacji nie jest z góry narzucony. Każdy podmiot samodzielnie określa swoje potrzeby, a zarazem sposób dokonania tej czynności. Zazwyczaj ta kwestia uzależniona jest od rodzaju posiadanych aktywów i pasywów, a także wielkości jednostki i specyfiki jej działalności. Większe podmioty, szczególnie te działające w branży produkcyjnej, wdrażają w swojej strukturze specjalne dokumenty inwentaryzacyjne, w tym instrukcję inwentaryzacyjną. Taki dokument najczęściej reguluje szczegółowy harmonogram przeprowadzenia inwentaryzacji, skład komisji inwentaryzacyjnej, metody inwentaryzacji, a także zasady rozliczania ewentualnych różnic, które powstaną w tym procesie. Oczywiście środki trwałe bada się nie tylko po to, by spełnić ustawowy obowiązek. Jednocześnie inwentaryzacja ma służyć ustaleniu rzeczywistego stanu funkcjonowania danej jednostki. Ponadto ma wpływ na dalsze badanie sprawozdania finansowego.

Co zrobić, gdy pojawią się niedobory?

Jeżeli w wyniku inwentaryzacji wyjdą na jaw pewne różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych, nie należy się tym przejmować. Różnice w tym zakresie należy po prostu odpowiednio rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji. Ewentualne różnice można przy tym rozliczyć na różne sposoby, w tym jako: ubytki naturalne mieszczące się w granicach norm, niedobory pozorne, niedobory i nadwyżki niezawinione, a także niedobory zawinione przez osoby, którym powierzono mienie. Dla wyjaśnienia, takim pozornym niedoborem może być chociażby sytuacja, w której określony środek trwały oddano do naprawy albo w najem.

Inwentaryzacja środków trwałych a praca zdalna

Po epidemii COVID-19 w wielu przedsiębiorstwach na stałe zdecydowano się na formę pracy zdalnej. Dzisiaj wielu pracowników wykonuje swoje służbowe obowiązki w piżamie i kapciach w domowym zaciszu. Jak w takiej sytuacji rozwiązać problem inwentaryzacji i używanego przez tych pracowników sprzętu służbowego? Zgodnie z rekomendacją Komitetu Standardów Rachunkowości w odniesieniu do środków trwałych znajdujących się poza siedzibą danej jednostki, możliwe jest przeprowadzenie inwentaryzacji w drodze weryfikacji. Porównuje się zatem dane ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami, a zarazem sprawdza wartość badanych składników majątkowych. W ten sposób nie ma potrzeby ściągania pracowników wraz ze sprzętem do pracy zdalnej do siedziby jednostki.

Kancelaria Magnet – wspieramy rozwój przedsiębiorstw

Specjaliści Kancelarii Magnet świadczą różnorodne usługi. W ramach naszej specjalizacji jest nie tylko badanie sprawozdania finansowego skonsolidowanego i jednostkowego. Jednocześnie dokonujemy przeglądów rocznych i śródrocznych sprawozdań finansowych, wykonujemy due dilligence, a także aktywnie uczestniczymy w procesach inwentaryzacji. Zapraszamy do kontaktu.