To już ostatnie dni na sporządzenie sprawozdania finansowego. W tym roku ustawodawca nie zdecydował się bowiem na wydłużenie ustawowych terminów. W związku z tym przypominamy zasady podpisywania sprawozdań finansowych i obowiązujące w tym zakresie uproszczenia.

Dzisiaj sprawozdanie finansowe i podpis tylko elektronicznie

Od kilku lat sprawozdania finansowe muszą być sporządzane i składane wyłącznie w formie elektronicznej. To powoduje, że wymagane jest także złożenie elektronicznego podpisu pod takim sprawozdaniem. Można zatem skorzystać z trzech sposobów podpisania sprawozdania – przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, profilu zaufanego na platformie ePUAP oraz elektronicznego podpisu osobistego. Przygotowany dokument podpisuje najpierw księgowy albo inna osoba prowadząca księgi rachunkowe przedsiębiorstwa. Następnie swój podpis musi złożyć kierownik jednostki. W zależności od formy prowadzonej działalności gospodarczej może być to właściciel firmy (JDG), wspólnicy prowadzący sprawy spółki (spółka cywilna, jawna lub partnerska), komplementariusz (spółka komandytowa i komandytowo-akcyjna) albo członkowie zarządu (sp. z o.o. i spółka akcyjna).

Podpisywanie sprawozdania finansowego krok po kroku

Sprawozdanie finansowe musi zostać przygotowane w specjalnej strukturze logicznej z rozszerzeniem .xml. Najczęściej wykorzystuje się do tego program księgowy, ale można też bazować na samodzielnie stworzonym arkuszu Excel albo ministerialnej aplikacji e-Sprawozdania Finansowe. Przygotowany plik należy zapisać w pamięci komputera. Następnie na stronie: https://e-sprawozdania.mf.gov.pl/ap/#/step2-start możliwe jest podpisanie sprawozdania. Na stronie należy najpierw załączyć plik ze sprawozdaniem, a następnie kliknąć polecenie „podpisz”. Ono przeniesie do strony logowania, gdzie możliwy będzie wybór rodzaju podpisu elektronicznego. Po poprawnym podpisaniu na stronie wyświetli się komunikat „Twój dokument został poprawnie podpisany”. Następnie będzie istniała możliwość pobrania podpisanego pliku ze sprawozdaniem finansowym. Następna podpisująca dokument osoba musi dokonać tych samych czynności, korzystając oczywiście z już podpisanego pliku.

Uproszczenia w podpisywaniu sprawozdań

Księgowi i kierownicy jednostek mieli początkowo wiele problemów z elektronicznym podpisywaniem sprawozdań finansowych. Właśnie dlatego od 1 stycznia 2022 r. wprowadzono pewne uproszczenie. Dotyczy ono zarządów wieloosobowych. Gdy kierownikiem jednostki jest zatem organ wieloosobowy, istnieje możliwość podpisania sprawozdania finansowego przez co najmniej jedną osobę wchodzącą w skład tego organu. Wynika to z art. 52 ust. 2b ustawy o rachunkowości. Pozostałe osoby wchodzące w skład organu muszą jedynie złożyć oświadczenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w obowiązujących przepisach.

Kancelaria Magnet – rozumiemy wartość biznesu

Specjaliści Kancelarii Magnet świadczą kompleksowe usługi związane z audytem, sporządzaniem sprawozdań finansowych oraz badaniem sprawozdań finansowych. Jeżeli potrzebujesz pomocy w tym zakresie – jesteśmy do dyspozycji. Zapraszamy do kontaktu.