Polscy przedsiębiorcy wciąż mają wiele problemów ze sporządzaniem, składaniem i zatwierdzaniem sprawozdań finansowych spółek. Nie jest dla nich jasne, kto powinien dokonywać określonych czynności, kto podpisuje dokumenty, a także w jakiej formie należy je składać. Jeszcze raz zatem wyjaśniamy najważniejsze kwestie.

Kto sporządza sprawozdanie finansowe przedsiębiorstwa?

Od 1 października 2018 r. każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe jest zobowiązana do sporządzenia sprawozdania finansowego wyłącznie w postaci elektronicznej. Dokument ten musi nadto zostać podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym (profil zaufany ePUAP) przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki (cały zarząd, nie tylko osobę reprezentującą).

Więcej informacji na ten temat w naszym artykule: Jak podpisać e-sprawozdanie?

Czy można sporządzić sprawozdanie finansowe w wersji papierowej?

Nie. Przepisy obowiązujące od 1 października 2018 r. wyłączyły możliwość składania sprawozdania finansowego w postaci papierowej. Konieczne jest elektroniczne sporządzenie, wysłanie i zatwierdzenie tego dokumentu. Postać elektroniczna powinna nadto zostać podpisana przy użyciu podpisu elektronicznego lub podpisu zaufanego (profil zaufany ePUAP). Jak wspomnieliśmy wyżej, sprawozdanie podpisuje zarówno osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, jak i kierownik jednostki (cały zarząd).

Więcej informacji na ten temat w naszym artykule: Kolejne zmiany w sprawozdaniach finansowych

Jak poprawnie sporządzić sprawozdanie finansowe?

Forma elektroniczna sprawozdania finansowego wymaga użycia odpowiedniego formatu pliku. Ten obowiązek został określony w rozporządzeniu Rady Ministrów z 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2247). Dopuszczalne jest zatem sporządzanie dokumentów w wersji elektronicznej w formatach: XaDES, PAdES, CAdES, XMLsig, xml, txt, rtf, pdf, xps, odt, odp, doc, docx, xls, xlsx, csv, jpg.tif, gif.

Więcej informacji na ten temat w naszym artykule: Kolejne zmiany w sprawozdaniach finansowych

Kiedy sprawozdanie finansowe musi zostać sporządzone w strukturze logicznej i formacie, udostępnianych w BIP Ministerstwa Finansów?

Sprawozdanie finansowe w strukturze logicznej i w odpowiednim formacie, udostępnianym w BIP Ministerstwa Finansów sporządzają dwie grupy podmiotów. Po pierwsze jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) oraz podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, prowadzący księgi rachunkowe, obowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego.

W jakiej formie należy sporządzić sprawozdanie finansowe jednostki niewpisanej do rejestru przedsiębiorców KRS?

Stowarzyszenia, fundacje, związki zawodowe, ochotnicza straż pożarna, koła gospodyń wiejskich, kluby sportowe i inne podmioty niewpisane do rejestru przedsiębiorców KRS sporządzają sprawozdania finansowe w postaci elektronicznej, ale nieustrukturyzowanej oraz podpisują je przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu zaufanego. Sprawozdanie finansowe jest nieustrukturyzowane wtedy, gdy zostało sporządzone w formie elektronicznej, ale bez użycia specjalnych struktur logicznych. Jednostka miała zatem wybór w zakresie doboru optymalnego formatu pliku.

Czy sprawozdanie finansowe należy oddzielnie złożyć do urzędu skarbowego?

Jednostki, które zostały wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS nie mają dodatkowego obowiązku w postaci składania sprawozdania finansowego do urzędu skarbowego. KRS przekaże złożone dokumenty samodzielnie, przy użyciu Centralnego Rejestru Danych Podatkowych. Sprawozdanie finansowe przekazują do właściwego urzędu skarbowego jedynie jednostki niewpisane do rejestru przedsiębiorców KRS, czyli na przykład fundacje i stowarzyszenia. Sprawozdanie w takim przypadku wystarczy wysłać na elektroniczną skrzynkę podawczą organu podatkowego albo doręczyć je do urzędu na informatycznym nośniku danych.

Więcej informacji na ten temat w naszym artykule: Składanie sprawozdań finansowych przez podatników CIT

Jak podpisać sprawozdanie finansowe w sytuacji, gdy niektórzy członkowie zarządu nie mają podpisu elektronicznego i są obcokrajowcami?

Członkowie zarządu, którzy są obcokrajowcami chcąc nie chcąc muszą wyrobić sobie kwalifikowany podpis elektroniczny lub założyć profil zaufany ePUAP. Warunkiem złożenia wniosku o profil zaufany jest posiadanie numeru PESEL, więc uprzednio konieczne jest jego nadanie (tutaj szereg różnych formalności). Z kolei podpis elektroniczny można zakupić u jednego z dostawców (w Polsce funkcjonuje pięć takich firm).

Więcej informacji na ten temat w naszym artykule: Jak podpisać e-sprawozdanie?

W jakim terminie i w jakiej formie należy złożyć sprawozdanie z działalności spółki?

Sprawozdanie z działalności danej jednostki nie jest elementem sprawozdania finansowego. Sporządza je jednak kierownik jednostki, razem z rocznym sprawozdaniem finansowym. Podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS są zobowiązane do złożenia go w formie elektronicznej i opatrzenie do podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym. Nie ma jednak obowiązku składania go w konkretnym formacie. Podpisuje je z kolei wyłącznie kierownik jednostki (bez osoby, prowadzącej księgi rachunkowe). Sprawozdanie z działalności powinno zostać złożone w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego (w przypadku jednostek, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym będzie to zatem 31 marca 2019 r.).