1 lipca 2021 r. wejdzie w życie ustawa z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych. To oznacza początek prawdziwej rewolucji w wymianie korespondencji pomiędzy przedsiębiorcami, administracją publiczną oraz sądami. Co się zmieni? Kiedy w praktyce będzie można skorzystać z e-Doręczeń? Na te pytania odpowiadamy w naszym artykule.

Implementacja unijnych regulacji

Polska regulacja z 18 listopada 2020 r. jest tak naprawdę efektem Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 910/2014 z 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym. To ten akt zmusił poszczególne państwa unijne do opracowania regulacji, które umożliwiają sprawną, elektroniczną komunikację z sądami, urzędami i innymi instytucjami krajowymi. Ustawa o doręczeniach elektronicznych wejdzie w życie już 1 lipca 2021 r. Nie oznacza to jednak, że od razu skorzystamy ze wszystkich dobrodziejstw, oferowanych przez ten system e-Doręczeń. Wdrażanie poszczególnych rozwiązań informatycznych, ułatwiających sprawną komunikację ma bowiem obejmować kilka etapów i zakończy się dopiero 1 stycznia 2029 r. Z pewnych mechanizmów będzie jednak można skorzystać od razu.

Jak będzie działać system e-Doręczeń?

E-Doręczeń nie należy mylić z już istniejącym systemem e-PUAP. E-Doręczenia będą bowiem zupełnie nową platformą. Ministerstwo stworzy kompleksową bazę adresów elektronicznych podmiotów publicznych i prywatnych. Dla osób fizycznych co do zasady ten mechanizm będzie dobrowolny. Obowiązek wskazania adresu będzie dotyczył wyłącznie przedsiębiorców oraz osób, wykonujących zawody zaufania publicznego. Obligatoryjnie swój adres elektroniczny podadzą zatem podmioty wpisane do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, a także do Krajowego Rejestru Sądowego. Spośród zawodów zaufania publicznego, objętych tym obowiązkiem należy natomiast wymienić chociażby radców prawnych, adwokatów, doradców podatkowych, doradców restrukturyzacyjnych, rzeczników patentowych oraz notariuszy. Użytkownik systemu e-Doręczeń będzie miał przy tym możliwość odczytania otrzymanej korespondencji, wysłania pisma, a także przeglądania archiwalnych dokumentów, zgromadzonych w skrzynce.

Co należy wiedzieć o wpisie do bazy?

Wpis do bazy adresów elektronicznych będzie co do zasady bezterminowy. Wyjątkiem będzie ten dokonany przez osoby fizyczne. On bowiem raz na trzy lata będzie musiał zostać zaktualizowany. Co również istotne, jeden podmiot będzie mógł posiadać tylko jeden adres wpisany do bazy. Jeśli chodzi o przedsiębiorstwa, konieczne stanie się natomiast wskazanie osoby uprawnionej i odpowiedzialnej za doręczenia, czyli chociażby jednego z członków zarządu spółki z o.o. Obowiązek podawania adresu do doręczeń elektronicznych zostanie wprowadzony już od 1 października 2021 r. i obejmie on spółki prawa handlowego, a także inne podmioty prowadzące działalność gospodarczą, w tym spółdzielnie oraz fundacje. Od tego dnia wszystkie nowoutworzone podmioty będą obligatoryjnie podawały swój adres elektroniczny. Istniejące spółki będą miały natomiast czas na uzupełnienie tych informacji do 1 października 2022 r.

E-Doręczenia a e-PUAP

W okresie wdrażania systemu e-doręczeń będzie też funkcjonowała platforma e-PUAP. Do czasu zakończenia prac nad nowymi mechanizmami przesłanie korespondencji za pośrednictwem e-PUAP będzie równoważne w skutkach ze skorzystaniem z e-doręczeń. Pracownicy Kancelarii Magnet oczywiście na bieżąco śledzą zmiany. Informujemy naszych klientów o nowych obowiązkach, które zostały nich nałożone.