Polityka rachunkowości to istotny dokument w każdym funkcjonującym przedsiębiorstwie. Poprawnie i skutecznie sporządzona polityka rachunkowości znacznie ułatwi pracę księgowym i osobom odpowiedzialnym za finanse danej jednostki. Warto zatem zwrócić szczególną uwagę na konstruowanie tego dokumentu w sposób przejrzysty i czytelny. A czy Ty masz poprawną politykę rachunkowości?

Czym jest polityka rachunkowości?

Polityka rachunkowości to dokument określający zasady finansowe, zgodnie z którymi powinny być prowadzone księgi rachunkowe w danej jednostce. Precyzuje ona i uściśla ogólne reguły wskazane w obowiązujących przepisach, w tym w ustawie o rachunkowości oraz innych ustawach podatkowych. Obowiązek przygotowania polityki rachunkowości w danej jednostce spoczywa na księgowym oraz zarządzie lub osobie odpowiedzialnej za zarządzanie finansami w organizacji. Sporządzając ten dokument należy mieć na względzie to, by był w pełni zgodny z obowiązującymi przepisami, a jednocześnie uwzględniał specyfikę działalności danego podmiotu.

Kto powinien posiadać politykę rachunkowości?

Oczywiście nie wszyscy przedsiębiorcy są zobligowani do posiadania polityki rachunkowości. Zgodnie z przepisami o rachunkowości powinny to zrobić podmioty, które jednocześnie prowadzą księgi rachunkowe, a zatem mające swoją siedzibę bądź miejsce sprawowania zarządu na terytorium Polski:

1. spółki handlowe (osobowe i kapitałowe) oraz cywilne, z wyjątkiem Skarbu Państwa i Narodowego Banku Polskiego;
2. osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 2.000.000 euro;
3. jednostki organizacyjne działające na podstawie Prawa bankowego, przepisów o funduszach inwestycyjnych, o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, bez względu na wielkość przychodów;
4. jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, z wyjątkiem spółek, o których mowa w punktach 1 i 2.

Co należy wziąć pod uwagę sporządzając politykę rachunkowości?

Konstruując politykę rachunkowości należy mieć na względzie kilka obowiązujących zasad. Po pierwsze zasadę istotności. W sporządzanym dokumencie należy zatem brać pod uwagę te informacje, które mają istotne znaczenie przy ocenie sytuacji majątkowej przedsiębiorstwa. Po drugie zasadę kontynuacji działania. Zakłada się zatem, że w dającej się przewidzieć przyszłości dany podmiot będzie nadal działać. Po trzecie zasadę memoriału i współmierności. Przychody i koszty należy zatem ujmować w momencie ich powstania – niezależnie od tego czy nastąpił dokumentowany wydatek czy też operacja została jedynie oszacowania. Po czwarte zasadę wiarygodności. Sytuacja finansowa danego podmiotu powinna zatem zostać przedstawiona w sposób rzetelny. Po piąte zasadę ostrożności, która skupia się na realnej wycenie aktywów i pełnym uwzględnieniu zobowiązań. Przy czym przychody uwzględnia się wtedy, gdy są pewne, a koszty wówczas, gdy zostały poniesione lub dobrze oszacowane. Po szóste zasadę ciągłości, która dotyczy niezmienności zastosowanych metod wyceny aktywów i pasywów, a także użytych klasyfikacji. Po siódme zasadę indywidualnej wyceny, która sprowadza się do indywidualnej wyceny poszczególnych składników aktywów i pasywów, ale też przychodów, kosztów, zysków i strat. Po ósme natomiast zasadę zakazu kompensaty, zgodnie z którą nie można kompensować ze sobą kosztów różnych co do rodzaju aktywów i pasywów, przychodów i związanych z nimi kosztów.

Co powinna zawierać polityka rachunkowości?

Polityka rachunkowości powinna zawierać szereg elementów. Wszystkie wskazane zostały w art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Przede wszystkim należy zatem w niej uwzględnić określenie roku obrotowego i wchodzących z jego skład okresów sprawozdawczych. Trzeba też opisać wybrane metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego. Nadto istotne są sposoby prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:

1. zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej;
2. wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych;
3. opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.

Ostatnim kluczowym elementem polityki rachunkowości powinny być natomiast zasady dotyczące systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów. W polityce rachunkowości należy także wyznaczyć osobę odpowiedzialną za przestrzeganie wszystkich procedur. Oczywiście politykę rachunkowości można przy tym na bieżąco zmieniać, w zależności od potrzeb. Robi się to w formie aneksu, podpisanego przez osoby do tego uprawnione.

Kancelaria Magnet – rozumiemy wartość biznesu

Na co dzień wspieramy nie tylko osoby zarządzające przedsiębiorstwami, ale również księgowych i inne osoby odpowiedzialne za finanse firmy. Proponujemy między innymi usługi związane z doradztwem księgowym i kontroling na godziny. To pomoc, która przyda się tym, którzy:

1. mają do rozwiązania problem z zakresu rachunkowości,
2. muszą przygotować sprawozdanie finansowe, skonsolidowane sprawozdanie finansowe lub inny raport w oparciu o Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej i Międzynarodowe Standardy Rachunkowości lub inne standardy (np. US GAAP),
3. chcą wdrożyć efektywną kontrolę wewnętrzną w swojej firmie,
4. mają inne problemy natury księgowej, 4) potrzebują wsparcia w tym zakresie w mniejszym stopniu niż zatrudnienie pełnoetatowego pracownika.

Masz pytania? Zapraszamy do kontaktu.