Od dłuższego czasu przedsiębiorcy wpisani do rejestru przedsiębiorców KRS mają obowiązek przekazywania dokumentów finansowych do rejestru wyłącznie w formie elektronicznej. To z kolei pociąga za sobą konieczność zorganizowania sobie podpisu elektronicznego. To ułatwienie czy wyzwanie? Na to pytanie odpowiadamy w naszym artykule.
Odpowiednia forma i struktura sprawozdania finansowego
Sprawozdanie finansowe składane do Krajowego Rejestru Sądowego musi zostać przygotowane w postaci elektronicznej, a dodatkowo zapisane w określonej strukturze i w formacie pliku. Bez względu na to, czy przedsiębiorcy składają sprawozdanie finansowe do Repozytorium Dokumentów Finansowych (za pośrednictwem systemu RDF) czy przez system S24, musi ono zostać stworzone w pliku XML. Ten jeden plik powinien obejmować zarówno bilans, rachunek zysków i strat oraz informację dodatkową). Drugim wymogiem odnośnie samego wyglądu sprawozdania finansowego jest zgodność ze schematem XSD opisującym strukturę danych w sprawozdaniu. Plik, który nie zostanie przygotowany zgodnie z opublikowanymi strukturami nie zostanie przyjęty przez system. Na szczęście dostępne są darmowe aplikacje do walidacji plików XML. Dostępna jest także aplikacja e-Sprawozdania Finansowe udostępniona przez Ministerstwo Finansów.
Należy pamiętać o załącznikach
Do sprawozdania finansowego należy także dołączyć wszystkie wymagane przepisami załączniki. One nie mają narzuconego formatu, ale również muszą przybrać postać elektroniczną. Załączniki do sprawozdania mogą obejmować: sprawozdanie z działalności, sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej, opinię biegłego rewidenta/sprawozdanie z badania rocznego sprawozdania finansowego, sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej, sprawozdanie z działalności jednostki dominującej, skonsolidowane sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej. W formie skanów można natomiast dołączyć uchwały lub postanowienia o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego lub skonsolidowanego rocznego sprawozdania finansowego oraz uchwały o podziale zysku bądź pokryciu strat.
Istotny podpis elektroniczny
Konieczne jest też opatrzenie przesyłanych dokumentów podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym. Na tym tle powstaje najwięcej problemów. Niejednokrotnie osoby uprawnione do podpisania dokumentów finansowych przedsiębiorstwa w dniu upływu terminu do złożenia sprawozdania finansowego do rejestru orientują się, że nie posiadają profilu zaufanego ani kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo że ten stracił ważność. Warto bowiem pamiętać o tym, że kwalifikowany podpis elektroniczny jest ważny przez 1-2 lata. Po upływie tego czasu należy przedłużyć ważność posiadanego certyfikatu. Lepiej zatem nie czekać do ostatniej chwili na dopełnienie formalności. Warto upewnić się odpowiednio wcześniej, że mamy narzędzia potrzebne do złożenia podpisu elektronicznego.
Możliwe problemy z podpisem elektronicznym
Czasem też kwalifikowany podpis elektroniczny może nie działać prawidłowo. Wówczas warto sięgnąć po udostępniony program do walidowania podpisów Szafir 2.0. Na stronie aplikacji Szafir znajduje się pakiet wszelkich potrzebnych sterowników, które pozwolą na sprawną instalację elektronicznego podpisu, a także jego uaktualnienie. W kontekście podpisu elektronicznego warto też wskazać, że składane dokumenty finansowe musi podpisać co najmniej jedna osoba uprawniona do reprezentacji podmiotu, której numer PESEL został ujawniony w rejestrze. W kwestii terminów natomiast – jeżeli rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy, to sprawozdanie powinno zostać zatwierdzone do 30 czerwca i złożone w rejestrze sądowym do 15 lipca danego roku. Pozostało zatem niewiele czasu na dopełnienie formalności.
Podpis elektroniczny – ułatwienie czy wyzwanie?
Z jednej strony podpis elektroniczny stanowi ogromne uproszczenie funkcjonujących procedur. Formalności związanych ze złożeniem sprawozdania finansowego można dopełnić zdalnie – w każdej chwili i w każdym miejscu na świecie. Z drugiej strony jednak trzeba pamiętać o wszystkich, związanych z tym kwestiach technicznych. Warto wcześniej upewnić się, że mamy ważny certyfikat podpisu kwalifikowanego albo funkcjonujący profil zaufany. W przypadku problemów na tym tle, nie ma formy zastępczej. Nie jest dzisiaj możliwe złożenie sprawozdania finansowego w zwykłej formie papierowej.
Kancelaria Magnet – rozumiemy wartość biznesu
Od początku istnienia Kancelarii Magnet specjalizujemy się w badaniu sprawozdań finansowych i innych usługach atestacyjnych określanych mianem audytu. Na tym tle dokonywało się wiele zmian w przepisach. W ostatnich latach najistotniejsza jest postępująca cyfryzacja, do której należy się odpowiednio przygotować i dostosować. Oczywiście w tym zakresie świadczymy naszym klientom kompleksową pomoc i wsparcie. Zapraszamy do kontaktu.