Jednym z ważnych dokumentów, które należy składać, prowadząc działalność w formie spółki, jest sprawozdanie z działalności. Wielu osobom sprawia ono wciąż wiele problemów. Co warto o nim wiedzieć?
Kto ma obowiązek składania sprawozdania z działalności?
Zgodnie z przepisami ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, a właściwie jej art. 49: “w przypadku spółek kapitałowych, spółek komandytowo-akcyjnych, towarzystw ubezpieczeń wzajemnych, towarzystw reasekuracji wzajemnej, spółdzielni, przedsiębiorstw państwowych, a także tych spółek jawnych i komandytowych, których wszystkimi wspólnikami ponoszącymi nieograniczoną odpowiedzialność są spółki kapitałowe, spółki komandytowo-akcyjne lub spółki z innych państw o podobnej do tych spółek formie prawnej, oraz w przypadku specjalistycznych funduszy inwestycyjnych otwartych, funduszy inwestycyjnych zamkniętych oraz alternatywnych spółek inwestycyjnych, kierownik jednostki sporządza, wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym, sprawozdanie z działalności jednostki.”
Co powinno zawierać sprawozdanie z działalności?
Sprawozdanie z działalności jednostki powinno obejmować wszelkie, istotne informacje o stanie majątkowym i sytuacji finansowej tego podmiotu. W ramach sprawozdania konieczne jest dokonanie oceny uzyskiwanych efektów oraz wskazanie czynników ryzyka, a także opis istniejących zagrożeń. W szczególności ważne jest podanie informacji o zdarzeniach istotnie wpływających na działalności jednostki, które wystąpiły w roku obrotowym, a także po jego zakończeniu, do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego, przewidywanym rozwoju jednostki, ważniejszych osiągnięciach w dziedzinie badań i rozwoju, aktualnej i przewidywanej sytuacji finansowej, udziałach własnych, posiadanych przez jednostkę oddziałach (zakładach), a także instrumentach finansowych w zakresie: ryzyka: zmiany cen, kredytowego, istotnych zakłóceń przepływów środków pieniężnych oraz utraty płynności finansowej, na jakie narażona jest jednostka, przyjętych przez jednostkę celach i metodach zarządzania ryzykiem finansowym, łącznie z metodami zabezpieczenia istotnych rodzajów planowanych transakcji, dla których stosowana jest rachunkowość zabezpieczeń.
Dodatkowo, niektóre większe jednostki muszą dodatkowo przedstawiać w sprawozdaniu z działalności oświadczenie na temat informacji niefinansowych, zawierające m.in. zwięzły opis modelu biznesowego oraz opis polityk stosowanych przez jednostkę w odniesieniu do zagadnień społecznych, pracowniczych, środowiska naturalnego, poszanowania praw człowieka oraz przeciwdziałania korupcji, a także opis rezultatów stosowania tych polityk i – jeżeli jednostka stosuje = opis procedur należytej staranności. Zgodnie z Krajowym Standardem Rachunkowości nr 9, sprawozdanie z działalności jest sprawozdaniem opisowo-liczbowym i ma zindywidualizowany charakter, gdyż odzwierciedla specyfikę działalności jednostki i przedstawia jej dokonania oraz zamierzenia. Uzupełniając sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z działalności powinno zawierać informacje wyjaśniające warunki, zdarzenia i okoliczności, które kształtowały działalność, wyniki i sytuację przedstawione w sprawozdaniu finansowym oraz analizę informacji o jednostce, odpowiadających jej specyfice, wielkości i złożoności, zaprezentowane w sposób wyważony i obiektywny.
Jakie są elementy fakultatywne sprawozdania?
Dodatkowo, o ile jest to istotne dla oceny rozwoju, wyników i sytuacji jednostki, sprawozdanie z działalności powinno obejmować również kluczowe finansowe wskaźniki efektywności, związane z działalnością jednostki oraz informacje, dotyczące zagadnień pracowniczych i środowiska naturalnego. Jeżeli istnieją pewne powiązania między wartościami wskazanymi w rocznym sprawozdaniu finansowym, a informacjami zawartymi w sprawozdaniu z działalności jednostki, sprawozdanie z działalności powinno zawierać stosowne odniesienia do kwot, wskazanych w sprawozdaniu finansowym, a także dodatkowe wyjaśnienia w tym przedmiocie. Kolejność przedstawianych informacji w sprawozdaniu może być swobodnie kształtowany przez jednostkę. Ważne jest zapewnienie, by uwzględnione zostały w nim wszystkie wymagane ustawą o rachunkowości informacje, natomiast sposób ich grupowania i prezentacji zależy od specyfiki jednostki, oczekiwań użytkowników i koncepcji kierownika jednostki co do kształtu sprawozdania z działalności. Dobrą praktyką jest przedstawianie w sprawozdaniu z działalności zarówno informacji wymaganych ustawą o rachunkowości, jak i ujawnień dobrowolnych, tak by sprawozdanie to było dokumentem kompleksowym.
Kogo nie dotyczy obowiązek sporządzania sprawozdania z działalności?
Sprawozdania z działalności może nie sporządzać jednostka mikro, pod warunkiem, że w informacji dodatkowej (a jeżeli nie jest do niej zobowiązana jako informacje uzupełniające do bilansu), przedstawi informacje, dotyczące nabycia udziałów (akcji) własnych. Jednostką mikro w oparciu o ustawę o rachunkowości jest natomiast spółka, inna osoba prawna, a także oddział przedsiębiorcy zagranicznego, która w danym roku obrotowym, za który sporządza sprawozdanie finansowe oraz w roku poprzedzającym nie przekroczyła co najmniej dwóch z trzech wielkości wskazanych w ustawie. Po pierwsze chodzi o próg 1.500.000 zł w przypadku sumy aktywów bilansu na koniec roku obrotowego, 3.000.000 zł w przypadku przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy, a także 10 osób w przypadku średniorocznego zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty.
Dodatkowo, sprawozdania z działalności może nie sporządzać jednostka mała, jeżeli w informacji dodatkowej przedstawi informacje dotyczące nabycia udziałów własnych. Jednostką małą w oparciu o ustawę o rachunkowości jest natomiast spółka, inna osoba prawna, a także oddział przedsiębiorcy zagranicznego, która w danym roku obrotowym, za który sporządza sprawozdanie finansowe oraz w roku poprzedzającym nie przekroczyła co najmniej dwóch z trzech wielkości wskazanych w ustawie. Po pierwsze, chodzi o próg 25.500.000 zł w przypadku sumy aktywów bilansu na koniec roku obrotowego, 51.000.000 zł w przypadku przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy, a także 50 osób w przypadku średniorocznego zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty.
Jak poprawnie złożyć i podpisać sprawozdanie z działalności?
W przypadku podmiotów, wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sprawozdanie z działalności jednostki sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Takie sprawozdanie podpisuje kierownik jednostki w pełnym składzie czyli, przykładowo, cały obecny skład zarządu spółki, a odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania z działalności. Kierownikiem jednostki może być też: właściciel, wspólnicy prowadzący sprawy spółki, syndyk, likwidator i tak dalej. Wszystko zależy od formy prawnej przedsiębiorstwa. Termin złożenia (udostępnienia) sprawozdania wynosi 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności.
Kancelaria Magnet – dbamy o jakość informacji finansowej
Specjaliści Kancelarii Magnet świadczą kompleksowe usługi doradcze oraz wszelką pomoc, związaną ze sporządzaniem sprawozdań z działalności. Mamy bowiem na uwadze nie tylko dbałość o jakość informacji finansowej, ale również bezpieczeństwo finansowe obsługiwanych podmiotów oraz wspieranie rozwoju biznesu.